Prípadová štúdia: Automatizácia procesu tvorby cenových ponúk pre ŠVEC GROUP

ŠVEC GROUP zrýchlila tvorbu cenových ponúk vďaka digitalizácii procesov.

Zadanie:
ŠVEC GROUP je popredný výrobca lisovacích strojov a plechových dielov na Slovensku. Spoločnosť dodáva svoje výrobky významným priemyselným hráčom v celej Európe, pričom pokrýva odvetvia ako potravinársky, stavebný či automobilový priemysel.

Spoločnosť ŠVECGROUP

čelila rastúcemu tlaku na zrýchlenie reakcie na dopyty zákazníkov. Keďže proces tvorby cenových ponúk bol zdĺhavý, neefektívny a s nízkou úspešnosťou (iba 20-30 %), rozhodla sa spoločnosť pristúpiť k jeho optimalizácii.

V rámci interného rozboru bolo identifikované, že TPV oddelenie venuje až 70 % svojho času spracovaniu cenových ponúk, pričom proces je roztrhnutý a vyžaduje zapojenie viacerých oddelení. Priemerná doba na vytvorenie ponuky bola neadekvátne dlhá, čo spôsobovalo stratu príležitostí a nižšiu efektivitu obchodných procesov.

Cieľom bolo výrazne zrýchliť tvorbu cenových ponúk, zvýšiť presnosť a konzistentnosť dát a zároveň minimalizovať riziká spojené s chybnými vstupmi. TECHNODAT bol poverený analýzou súčasného stavu a implementáciou softvérového riešenia na podporu tvorby cenových ponúk.

Riešenie:
TECHNODAT navrhol digitalizáciu a optimalizáciu procesu tvorby CP implementáciou riešenia 3DEXPERIENCE Part Supply od Dassault Systémes v rámci pilotného PoC, ktoré prinieslo zásadné zlepšenie v rýchlosti, presnosti a dostupnosti dát. Implementácia prebiehala v niekoľkých fázach:

1. Analýza AS-IS stavu

10 hĺbkových rozhovorov so zamestnancami zo všetkých dotknutých oddelení,
Detailná mapa procesu CP, identifikácia 10 úzkych miest v 3 kľúčových oblastiach,
Výpočet nákladov a časov na spracovanie CP pre 3 typy produktov: jednoduchý, typický, komplexný.

2. Návrh cieľového TO-BE procesu

Tvorba prioritizačnej matice problémov a riešení,
Návrh komplexného riešenia so zameraním na efektívne vyhľadávanie, jednotnú správu dát a projektové riadenie,
Sestavenie implementačného plánu – 16 týždňov, 3 fázy, dôraz na rýchle výhry (napr. 3D vyhľadávanie).

3. Pilotná fáza

Implementácia aplikácie Part Supply – vyhľadávač 3D dát podľa geometrickej podobnosti,
Školenie tímu, testovanie a podpora počas pilotu,
Reálne merania na zákazkách, ktoré potvrdili úspory

4. GoLive

Rozšírenie používania na celý tím

Výsledky:
Pilotná fáza potvrdila silný potenciál riešenia a výsledkom bolo:

Zrýchlenie vyhľadávania dát o 75% – čo viedlo k celkovému zníženiu časovej náročnosti TPV aktivít o 15,5%.
Zvýšenie presnosti a konzistentnosti cenových ponúk – minimalizácia chýb a efektívnejšie riadenie nákladov.
Redukcia manuálnej práce a lepšie využitie kapacít TPV oddelenia.
Vďaka implementovanému riešeniu TECHNODAT získala ŠVEC GROUP výrazné konkurenčné výhody, ktoré jej umožňujú rýchlejšie a efektívnejšie reagovať na požiadavky zákazníkov a zároveň optimalizovať vnútorné procesy.